Betriebssystem für ein ganzes Haus

BASIS Vinschgau

Veranstaltungen, Räume, Projekte, Förderungen, Finanzen, Team und Kommunikation in einem System, das sich selbst erklärt.

Für wen: Kulturzentrum und Coworking in Schlanders
Seit: Juli 2026, wächst wöchentlich

BASIS Vinschgau: Die Startseite: Kalender des Hauses und offene Aufgaben — Die Startseite: Kalender des Hauses und offene Aufgaben

Alle Namen, Beträge und Kennungen auf den Bildern sind verändert.

Worum es geht

BASIS ist ein Haus mit vielen Bewegungen: Konzerte und Workshops, vermietete Räume und Werkstätten, Coworker, Freiwillige, geförderte Projekte mit Partnern in drei Ländern und eine Buchhaltung, die in Odoo läuft. Früher lebte das alles in Kalendern, Excel-Listen, Mailverläufen und Köpfen.

Heute läuft es in einem System, das wir eigens für dieses Haus gebaut haben. Jeder im Team sieht morgens, was heute ansteht. Jede Veranstaltung trägt ihren Ablauf, ihre Technik, ihr Catering und ihre Formulare bei sich. Jedes Projekt kennt seine Arbeitspakete, Sitzungen und Belege. Und wenn jemand im Team etwas vermisst, schreibt er es als Rückmeldung ins System, und meist ist es am selben Tag eingebaut.

Was das System kann

Heute und Aufgaben
Die Startseite zeigt, was heute im Haus passiert, welche Aufgaben offen sind und wo etwas klemmt.
Veranstaltungen
Ablaufplan, Künstlerformulare in drei Sprachen, Checklisten, Technik, Catering, Berichte. Alles an der Veranstaltung, nichts in Mails.
Räume und Werkstätten
Belegung, Anfragen von außen, Schlüssel, Inventar mit QR-Codes, Wartung und Reinigung. Läuft der Brennofen, ist die Werkstatt automatisch gesperrt.
Projekte und Förderung
Anträge werden eingelesen, Arbeitspakete und Zeitpläne entstehen daraus, Partner arbeiten über ein eigenes Portal mit. Sitzungen haben Protokolle, Belege wandern in Abrechnungsmappen.
Förderradar
Jede Woche werden neue Ausschreibungen gesucht, gegen das Profil des Hauses bewertet und mit einer Einschätzung vorgelegt.
Finanzen
Rechnungen aus Odoo auf Kostenstellen, Vorschau auf Gewinn und Verlust, Liquidität je Quartal, Personalkosten je Monat. Ein Werkbank-Assistent beantwortet Fragen zu den Zahlen.
Kommunikation
Ein Redaktionsplan, der sich aus den Veranstaltungen füllt, Entwürfe für jeden Kanal, Pflichten der Fördergeber, Bildschirme im Haus.
Team und Freiwillige
Dokumente mit Ablaufdatum und Warnung 60 Tage vorher, Einsätze für Freiwillige, Gäste im Coworking und in der Residency.
Handbuch
Jede Seite hat ihre Anleitung gleich daneben. Neue Funktionen kommen immer mit einem Artikel.

Einblicke

BASIS Vinschgau: Der Begleiter fasst die Lage des Tages zusammen — Der Begleiter fasst die Lage des Tages zusammen

BASIS Vinschgau: Der Monatskalender mit Veranstaltungen und Belegungen — Der Monatskalender mit Veranstaltungen und Belegungen

BASIS Vinschgau: Eine Veranstaltung mit Ablauf, Technik, Catering und Formularen — Eine Veranstaltung mit Ablauf, Technik, Catering und Formularen

BASIS Vinschgau: Alle Projekte auf einem Board — Alle Projekte auf einem Board

BASIS Vinschgau: Der Arbeitsplan eines Projekts mit Arbeitspaketen und Zeitplan — Der Arbeitsplan eines Projekts mit Arbeitspaketen und Zeitplan

BASIS Vinschgau: Das Förderradar: gesammelte Ausschreibungen mit Bewertung — Das Förderradar: gesammelte Ausschreibungen mit Bewertung

BASIS Vinschgau: Die Vorschau auf Gewinn und Verlust (Beträge verändert) — Die Vorschau auf Gewinn und Verlust (Beträge verändert)

BASIS Vinschgau: Die Finanz-Werkbank: Fragen an die Zahlen, Belegmappen auf Knopfdruck — Die Finanz-Werkbank: Fragen an die Zahlen, Belegmappen auf Knopfdruck

BASIS Vinschgau: Der Redaktionsplan, der sich aus den Veranstaltungen füllt — Der Redaktionsplan, der sich aus den Veranstaltungen füllt

BASIS Vinschgau: Räume, Inventar, Schlüssel und Wartung — Räume, Inventar, Schlüssel und Wartung

BASIS Vinschgau: Das Hausgedächtnis als Netz: Projekte, Partner, Themen und Formate hängen zusammen — Das Hausgedächtnis als Netz: Projekte, Partner, Themen und Formate hängen zusammen

BASIS Vinschgau: Das Handbuch, zu jeder Seite die passende Anleitung — Das Handbuch, zu jeder Seite die passende Anleitung

BASIS Vinschgau: Die Arcade-Halle: ein 3D-Raum mit den Spielautomaten des Hauses — Die Arcade-Halle: ein 3D-Raum mit den Spielautomaten des Hauses

BASIS Vinschgau: BASE RUN, das Rennspiel von Reschen nach Meran — BASE RUN, das Rennspiel von Reschen nach Meran

BASIS Vinschgau: KASINO: das Steuerpult mit einem laufenden Visual, das auf die Musik reagiert — KASINO: das Steuerpult mit einem laufenden Visual, das auf die Musik reagiert

BASIS Vinschgau: KASINO: ein zweites Visual, „Tunnel“ — KASINO: ein zweites Visual, „Tunnel“

BASIS Vinschgau: KASINO: der Lichtplan und der Saal in 3D mit Truss, Scheinwerfern und Strahlen im Dunst — KASINO: der Lichtplan und der Saal in 3D mit Truss, Scheinwerfern und Strahlen im Dunst

BASIS Vinschgau: KASINO: die Regie, die aus einem Wunsch Szene, Farben und Licht vorschlägt — KASINO: die Regie, die aus einem Wunsch Szene, Farben und Licht vorschlägt

BASIS Vinschgau: KASINO: das Mapping, hier der Moment „Wände zerbrechen, Weltraum“ — KASINO: das Mapping, hier der Moment „Wände zerbrechen, Weltraum“

Was daran besonders ist

Der Begleiter
Ein Assistent im System, der Fragen beantwortet, Formulare ausfüllt, Aufgaben anlegt und Sitzungen vorbereitet. Mit Sprache, wenn man will, und mit einer Kostenbremse je Person.
Das Hausgedächtnis
Ein zweites Gehirn für das Haus: Projekte, Formate, Partner und Themen hängen in einem Netz zusammen, mit Quellen. Jeder Assistent kennt es, und neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht.
Rückmeldung an die Werkstatt
Wer etwas vermisst, beschreibt es im System, gern mit Bildschirmfoto. Die Rückmeldung geht an die Werkstatt, wird gebaut, geprüft, ausgeliefert, und die Person bekommt eine Nachricht, was sich geändert hat.
Der Fakten-Wächter
Ein Social-Media-Beitrag merkt sich Datum, Eintritt und Ort der Veranstaltung. Ändert sich etwas, wird der Beitrag angehalten, bevor er falsch rausgeht.
KASINO
Für die Clubnächte im Haus: Visuals, die auf die Musik reagieren, ein 3D-Modell des Saals mit allen Scheinwerfern, Lichtstimmungen auf Knopfdruck und eine Regie, die aus einem Satz wie „dunkler Techno-Look“ Szene, Farben und Licht vorschlägt. Der Saal lässt sich am Modell planen, bevor ein einziger Scheinwerfer hängt.
Die Arcade
Zum Spaß und als Teambuilding: ein dreidimensionaler Raum mit Spielautomaten, auf denen das Team als Pixelfiguren durch das Haus springt, Rennen fährt und gegeneinander antritt. Jede Figur hat die Fähigkeit ihrer echten Rolle.

Technik, kurz gesagt: Web-Anwendung mit eigener Datenbank, angebunden an Odoo, Google Workspace und Meta. Läuft auf einem Server in der EU mit täglicher Sicherung. Jede Änderung geht durch automatische Prüfungen und einen unabhängigen Prüf-Agenten, bevor sie live geht.

So etwas für Ihren Betrieb?

Jedes dieser Systeme hat mit einem Besuch begonnen. Wir kommen vorbei, kostenlos, und schauen uns Ihren Alltag an.

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Was daran besonders ist

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Das Hausgedächtnis

Rückmeldung an die Werkstatt

Der Fakten-Wächter

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